Управление организационно-распорядительной документацией (ОРД)

Задать вопрос

«АСТ» обладает широкой практикой внедрения решений по организации электронного документооборота ОРД как в составе построения комплексных СЭД, так и в качестве самостоятельного решения. В рамках внедрения, осуществляется аудит документооборота организации, внедрение практик и методологий в полном соответствии с требованиями законодательства и нормативной документации.

Среди множества документов особое место в каждой организации занимают организационно-распорядительные (ОРД), которые регулируют внутреннюю деятельность организации, описывают функциональные вопросы и фиксируют решения. Значение этих документов для компании столь же существенно как законов и нормативных актов для страны. Поэтому вопрос документооборота ОРД – один из ключевых и ему уделяется огромное внимание. В том числе в процессе внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота (СЭД). Основные реперные точки здесь – своевременность создания, распространения и учета, контроль исполнительской дисциплины и гарантии при хранении и обеспечении ИБ. От оборота ОРД напрямую зависит качество и своевременность принятия решений, их исполнение и финансовый результат, поэтому 80% внедрений СЭД начинаются с этого функционала, что, по мнению аналитиков, снижает риски административного характера, включая штрафы со стороны регуляторов, до 90-95%.

Основные проблемы организации оборота ОРД возникают из-за человеческого фактора и сводятся к загруженности персонала, а также невнимательности, небрежности и халатности на всех этапах – от подготовки документов до их распространения, исполнения и хранения:

  • Ошибки при подготовке документов, включая несвоевременность их создания и создание дубликатов
  • Затягивание времени согласования и подготовки ответов
  • Несвоевременность донесения документов до исполнителей и уведомления всех участников документооборота
  • Потеря юридически значимых документов
  • Слабый контроль исполнительской дисциплины и невозможность оперативного контроля
  • Большие затраты ресурсов на создание необходимой отчётности
  • Сложность поиска и непрогнозируемость времени его осуществления
  • Невозможность обеспечить безопасность информации ограниченного доступа

Весь комплекс задач решается путем внедрения СЭД с элементами управления ОРД, включающими следующий функциональный инструментарий:

  1. Жесткая система автоматического контроля обеспечивает соблюдение сроков обработки и согласования документов на всех этапах жизненного цикла
  2. Специальные папки с фильтрами, панели контроллера и делопроизводителя помогают решить проблему исполнительской дисциплины
  3. Развитая система создания отчётов помогает максимально быстро получить отчёты по документам, согласованиям, поручениям и ознакомлениям
  4. Многоуровневая система индексации и поиска дает возможность находить документы по любому реквизиту или статусу, исключает потерю документов, а также обеспечивает поиск дубликатов
  5. Единый межплатформенный интерфейс на основе веб-технологий позволяет снизить время реакции пользователей, обеспечить доступ в любое время из любого места с любого доступного устройства
  6. Интеграционные возможности позволяют установить взаимодействие со средствами коммуникаций, включая электронную почту
  7. Средства обеспечения ИБ позволяют достичь высокого уровня защиты информации посредством разделения ролей и прав, аудита и протоколирования всех действий, использования электронной подписи и шифрования данных
  8. Концепция безбумажного документооборота, применяемая при внедрении, обеспечивает постепенный переход к СЭД, включая автоматизацию сканирования и ввода документов.

«АСТ» обладает широкой практикой внедрения решений по организации электронного документооборота ОРД как в составе построения комплексных СЭД, так и в качестве самостоятельного решения. В рамках внедрения, осуществляется аудит документооборота организации, внедрение практик и методологий в полном соответствии с требованиями законодательства и нормативной документации.

Комплексное решение организации документооборота позволяет охватить весь жизненный цикл документов – от создания проекта документа до его списания в архив, а также объединить разрозненные потоки документов территориально распределенных подразделений и обеспечить гибкое управление с помощью системы маршрутизации, обеспечить высокий уровень конфиденциальности и защиты информации, в том числе контроль бумажных копий.

Система документооборота разработана с учетом нормативной документации и соответствует требованиям стандартов в области документооборота: ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 53898-2010, ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р ИСО 15489-1.

Калькулятор стоимости проекта
Реализованные проекты

Связанные услуги:

Запросить ТКП
Запросить ТКП
close
Заполните поле.
Укажите имя.
Укажите должность.
Заполните поле.
Укажите электронную почту.
Введите комментарий.
Сообщение успешно отправлено