Управление научно-технической документацией (НТД)

Задать вопрос

Внедрение системы электронного документооборота НТД позволяет сделать работу с ней такой же простой и прозрачной как работа с обычной деловой документацией, но с учетом специфики и необходимого функционала для такого рода данных.

Научно-техническая документация (НТД), разрабатываемая в процессе изыскательской, исследовательской, инженерно-конструкторской и проектной деятельности имеет важное значение на всех этапах своего жизненного цикла: в процессе выполнения разработок, в ходе реализации проектов, на этапе их эксплуатации; значение в создании базы и накоплении знаний. НТД – этот капитал предприятия, создаваемый проектной и практической работой. Именно поэтому особо важно накапливать и использовать эту информацию. Однако НТД, в отличие от документации делового характера, имеет сложную структуру и форматы, часто неоднородна и сложно индексируема, требует специальных средств и ПО для воспроизведения и интерпретации, постоянных правок и т.д. Всё это делает автоматизацию оборота НТД довольно сложной и затратной задачей. Однако ее решение позволяет снизить эксплуатационные затраты на поддержание оборота НТД на 80-90%, обеспечить повышение доступности НТД и ее эксплуатационных свойств до 7-8 раз, а также создать основу базы знаний, ценность которой – наличие профессиональных компетенций в принципе и конкурентоспособность предприятия.

Автоматизация оборота НТД выполняется в виде решения, в состав которого входит система электронного документооборота и электронный архив.

В рамках проекта учитывается следующая специфика НТД:

  • Сложность и неоднородность структуры отраслевых документов и бизнес-процессов, связанных с их оборотом.
  • Необходимость и трудности постоянного подержания актуальности, внесения изменений в документацию и бизнес-процессы, сложная версионность
  • Сложность получения в электронном виде справочной информации, необходимой для проекта, включая информацию по ранее выполненным проектам
  • Плохая структурируемость и сложность поиска информации в накопленном массиве данных
  • Большие объемы хранения, необходимость хранить разные форматы и использовать специфичное ПО для воспроизведения и использования информации
  • Высокие затраты на обеспечение документооборота с учетом указанной специфики

Внедрение системы электронного документооборота НТД позволяет сделать работу с ней такой же простой и прозрачной как работа с обычной деловой документацией, но с учетом специфики и необходимого функционала для такого рода данных:

  1. Для централизованного хранения используется data-driven подход, что обеспечивает высокую доступность информации
  2. Обеспечивается легкость и гибкость внесения изменений, прозрачность хранения и контроля версий, высокая скорость поиска и доступа
  3. Гибкое изменение бизнес-процессов и условий за счет применения технологий BPM и инструментария редактироваания процессов
  4. Актуальность справочников в системе поддерживается интеграцией с финансовыми, бюджетными и другими смежными системами
  5. Архивация, долговременное хранение, извлечение информации, контроль сроков хранения и выдачи документов осуществляется с помощью архивного модуля
  6. Жесткая система автоматического контроля обеспечивает соблюдение сроков обработки и прохождения документов на всех этапах жизненного цикла
  7. Развитая система создания отчётов помогает максимально быстро получить отчёты по документам
  8. Многоуровневая система индексации и поиска дает возможность находить документы по любому реквизиту или статусу, исключает потерю документов, а также обеспечивает поиск дубликатов
  9. Единый межплатформенный интерфейс на основе веб-технологий позволяет снизить время реакции пользователей, обеспечить доступ в любое время из любого места с любого доступного устройства
  10. Средства обеспечения ИБ позволяют достичь высокого уровня защиты информации посредством разделения ролей и прав, аудита и протоколирования всех действий, использования электронной подписи и шифрования данных

Система документооборота разработана с учетом нормативной документации и соответствует требованиям стандартов в области документооборота: ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 53898-2010, Moreq-2, Профстандарт 4-03-04 Специалист по процессному управлению

Калькулятор стоимости проекта
Реализованные проекты

Связанные услуги:

Запросить ТКП
Запросить ТКП
close
Заполните поле.
Укажите имя.
Укажите должность.
Заполните поле.
Укажите электронную почту.
Введите комментарий.
Сообщение успешно отправлено