Автоматизации коллективной работы с документами и файлами (collaboration)

Задать вопрос

Система позволяет предоставить доступ к файлам и документам, разграничив роли и права участников, приоритезировав задачи работы над документами, отслеживая версии и позволяя в режиме вплоть до реального времени осуществлять взаимодействие между участниками.

Постоянно растущий поток информации и задач, вовлеченность в бизнес-процессы большого количества участников и появившиеся возможности удаленного доступа к корпоративной информации, создают все большую потребность в организации совместной работы сотрудников между собой, с контрагентами и партнерами. Производительность труда возрастает на 10-15%, если просто обеспечить комфортную среду взаимодействия при работе над документами; а если автоматизировать типовые процессы взаимодействия, консолидировать данные и предоставить расширенные средства коммуникаций и удаленной работы – этот показатель вырастает до 30-35%. Ориентируясь на это почти 100% крупного бизнеса и все больше компаний среднего сегмента приходят к внедрению средств коллективной работы.

Средства коллективной работы – это решение, позволяющее обеспечить и оптимизировать взаимодействие сотрудников при совместной работе с информацией как внутри компании, так и с заказчиками, подрядчиками и партнерами. Система позволяет предоставить доступ к файлам и документам, разграничив роли и права участников, приоритезировав задачи работы над документами, отслеживая версии и позволяя в режиме вплоть до реального времени осуществлять взаимодействие между участниками. При этом не имеет значение географический фактор расположения участников, а информация полностью защищена расширенными средствами ИБ.

Средства коллективной работы могут включать в себя:

  • Средства работы с документами и файлами:
    • Доступ в реальном времени или с разделением сессий
    • Увязка документов с информационными системами согласно моделям, бизнес-процедурам и регламентам
    • Надежное хранение документов в едином пространстве • • Контроль и визуализация правок и версий
    • Детальное протоколирование и отслеживание исполнения по документу или файлу
    • Исключение дубликатов
    • Разделение ролей и прав доступа даже в разрезе одного блока документов или документа
    • Шифрование и защита документов с персонификацией доступа, контроль изготовления печатных копий
    • Работа с любыми видами документов практически любого формата
    • Создание документов по шаблонам
    • Организация перекрестных ссылок между логически связанными документами
    • Использование справочников, автоматизированных средств работы с типовыми данными
    • Индексация и расширенный поиск
    • Управление жизненным циклом документов
  • Организация защищенного обмена электронными сообщениями, включая электронную почту, факсимильную связь и текстовые мессенджеры.
  • Календарь с поддержкой группового и частного планирования, распределения ресурсов и информирования.
  • Средства поиска информации с индексированием в базах данных, включая сообщения и календари, рассылки и другие источники информации
  • Доступ к приложениям в режиме удаленного доступа к ресурсам другого рабочего места или совместного использования приложений.
Автоматизации коллективной работы с документами и файлами (collaboration)

 

При построении применяется современный подход к задаче коллективного взаимодействия от выдачи и распределения поручений, до детального контроля их исполнения и оценки – ACM (Adaptive Case Managment). Это позволяет управлять процессом и его участниками, полностью контролируя каждый этап работы и формируя реальную библиотеку «лучших практик», включая следующие этапы:

  • Распределение задач
  • Ведение чек-листов
  • Прозрачное управление целями
  • Организация баз знаний
  • Помощь на основе wiki-технологии
  • Управление текущим процессом
  • Формирование резолюций

Решение имеет клиент-серверную архитектуру и построено на специализированном решении в защищенном исполнении, учитывающем все требования руководящих органов при сертификации, что максимально унифицирует его с большинством типовых архитектур КИС и инфраструктуры, давая все преимущества такого решения:

  1. Доступ при наличии интернет-соединения любого качества из любой точки мира
  2. Мультиплатформенность – решение работает с любой ОС, на стационарных и мобильных устройствах
  3. Тесная удобная интеграция с первичными клиентскими приложениями MS Office и Open Office
  4. Возможности совместной разработки и публикации документов привычными средствами
  5. Простота, понятность и привычность пользовательского интерфейса исключает необходимость переподготовки персонала
  6. Унифицированная структура хранения данных с другими приложениями Microsoft обеспечивает легкость доступа к данным
  7. Невысокие затраты на внедрение и высокая скорость развертывания
  8. Большое количество готовых модулей и компонент позволяет избежать затрат на разработку
  9. Развитый механизм сбора структурированных и неструктурированных данных
  10. Возможности автоматизации многих типовых процессов
  11. Крайне широкие возможности масштабирования и развития
Калькулятор стоимости проекта
Реализованные проекты

Связанные услуги:

Запросить ТКП
Запросить ТКП
close
Заполните поле.
Укажите имя.
Укажите должность.
Заполните поле.
Укажите электронную почту.
Введите комментарий.
Сообщение успешно отправлено