Управление закупочной деятельностью и нормативно справочной документацией

Задать вопрос

В рамках самого процесса автоматизации закупочной деятельности выполняется весь комплекс задач по построению процесса в соответствии с требованиями нормативов и создания прозрачной эффективной системы размещения и осуществления сделок, их контроля, нормативного и методологического сопровождения – от сбора потребностей, до реализации механизмов осуществления самих торгов, анализа и контроля исполнения контрактных обязательств.

Крайне важной составляющей деятельности любого предприятия является сфера закупок – и по причине того, что закупки любых материально-технических ресурсов (МТР) являются прямой расходной статьей, и по причине того, что сырьевое обеспечение влияет на основную деятельность в сфере производства. Как следствие – определяющая роль автоматизации процесса закупок, включая упорядочение учета и управления МТР и взаимодействия с поставщиками – в процессе оптимизации и интенсификации деятельности почти любого предприятия. Особенно это касается тех, чья закупочная деятельность законодательно контролируется и регламентируется в рамках федеральных законов №44-ФЗ и №223-ФЗ. В любом из случаев, комплексное решение данного вопроса дает результат в виде повышения эффективности использования ресурсов до 15-25%, снижения прямых затрат на закупки до 5-7%, косвенных затрат на закупки (процедуры и пр.) до 20%; исключают затраты на хищения и злоупотребления в рамках закупок, составляющие до 7% оборота. Задача становится особенно трудной, когда предприятие территориально-распределённое и должно регулировать закупки всех дочерних или подведомственных организаций.

В общем случае проблематика заключается в том, что предприятие не имеет возможности унифицированного учета находящихся в его распоряжении МТР и организации контролируемых закупок требующихся ресурсов в нужное время и в нужном объеме. Отсюда – избыток или недостаток ресурсов, невозможность контролировать их расходование и качественные характеристики, неликвиды; неоптимальные цены закупок, путаница в процедурах, их усложнение, затягивание, возникающие возможности злоупотреблений и т.п.

Путь решения проблемы – выполнение трех ключевых условий:

  • Наведение порядка в справочниках МТР, услуг и контрагентов, их упорядочение и приведение в соответствие потребностям предприятия.
  • Внедрение методологии управления справочной информацией и системы управления нормативно-справочной информацией (НСИ). Очистка данных, создание эталонного справочника и его обогащение.
  • Автоматизация закупочной деятельности.

На этапе упорядочения НСИ выполняется идентификация, описание, классификация и нормализация всех объектов – номенклатурных позиций, услуг, поставщиков, цен – их нормирование и установление взаимосвязей между ними, дефрагментация, связывание двойников, объединение атрибутного состава НСИ. На основе собранной информации создаются общие эталонные справочники НСИ, хранящиеся, как правило, в едином репозитории. Комплексно автоматизируется процесс сбора и консолидации вновь появляющихся данных, распространения справочников по целевым системам, контроль идентичности НСИ в них.

Для последующей автоматизации закупочной деятельности, внедрение методологий управления НСИ позволяет построить централизованное ведение номенклатуры закупок, реестра контрактов/договоров, информации об их исполнении и поэтапной оплаты, реестра поставщиков, истории их участия в закупках, сбора заявок на проведение закупок, реестра закупок и информации по процессу выбора победителя и т.п.

В рамках самого процесса автоматизации закупочной деятельности выполняется весь комплекс задач по построению процесса в соответствии с требованиями нормативов и создания прозрачной эффективной системы размещения и осуществления сделок, их контроля, нормативного и методологического сопровождения – от сбора потребностей, до реализации механизмов осуществления самих торгов, анализа и контроля исполнения контрактных обязательств. Кроме прямого функционала, система позволяет упорядочить юридически значимый документооборот в рамках закупочных процедур, организовать сбыт в виде торгов на повышение и прочий функционал.

Общая результативность от упорядочения процессов ведения единых справочников и автоматизации закупочной деятельности:

  1. Увеличение прозрачности учета МТР на предприятии
  2. Повышение эффективности использования ресурсов с параллельным снижением избыточных ресурсов и неликвидов
  3. Снижение затрат на закупку МТР за счет контроля цен и увеличения оборачиваемости ресурсов
  4. Упорядочение процессов взаимодействия с контрагентами в рамках закупочной деятельности
  5. Снижение затрат на поддержку административных процессов во всех задействованных бизнес-процедурах
  6. Позитивное влияние на формирование имиджа торговой марки компании как результат маркетинговых возможностей использования структурированных данных
Реализованные проекты
Запросить ТКП
Запросить ТКП
close
Заполните поле.
Укажите имя.
Укажите должность.
Заполните поле.
Укажите электронную почту.
Введите комментарий.
Сообщение успешно отправлено