Разработка регламентов архивации и форматов долговременного хранения документов

Задать вопрос

В результате этапа полностью определяются все параметры будущего внедрения – как с точки зрения интеграции архива в деятельность предприятия, так и с точки зрения функциональных параметров, настройки и кастомизации самого решения для конкретного предприятия.

Одна из первоочередных задач при построении электронного архива и системы долговременного хранения электронных документов – регламентация процессов архивации и работы с архивом, определение параметров, форматов хранения и адаптация устанавливающих практик. Эта методологическая работа призвана создать «фундамент» для последующего внедрения, оптимально встроить решение в структуру и бизнес-процессы конкретного предприятия, а для самого архива – определить ключевые функциональные параметры. Без решения этих задач электронный архив будет лишь неэффективным хранилищем, но не бизнес-инструментом. Существует масса примеров, когда отсутствие изначально выстроенных методологий останавливало проект, оставляя «незавершенку» для следующего интегратора и приводило к двойным затратам со стороны заказчика. А неверный учёт хранящихся документов и отсутствие прозрачности процесса хранения неизменно приводят к временным и организационным издержкам при поиске, учёте, уничтожении документов, снижая эффективность решения иногда на 70-80%.

Вместе с тем, этот этап необходим для того, чтобы привести архивное дело на предприятии в полное соответствие требованиям федерального законодательства, ГОСТов, обеспечить интеграцию будущего архива с существующими внутренними информационными системами (КИС, портал, СЭД, целевые ИС и пр.), а также с внешними ИС организаций и ведомств, являющихся пользователями информации; оптимизировать и упорядочить хранение.

В рамках этапа проводятся:

  • Анализ существующей информационной инфраструктуры, в которой находятся данные , подлежащие хранению:
    • информационные системы и базы данных
    • структура документов и их форматы
    • сценарии работы с документами
    • производители и потребители документов
  • Разработка регламентов архивации, отвечающих целям, задачам и практикам предприятия, отстройка процессов в соответствии со стандартами и требованиями законодательства, включая:
    • архивация документов по видам, типам, их целевому назначению
    • весь жизненный цикл внутри архива – от архивации до изъятия и уничтожения
    • работа с архивом
    • накопление и применение базы знаний
    • информационная безопасность
  • Разработка стандартов и стратегий хранения и управления архивом:
    • структура хранения
    • форматы хранения для всех видов и типов документов
    • стандарты обработки документов, индексации данных, их верификации
    • стандарты управления сроками хранения и основными видами регламентных работ с документами
    • стратегия накопления базы знаний и определяющие форматы
    • шаблоны отчетов для оценки основных показателей функционирования
    • стратегии доступа и сценарии защиты
  • Разработка процесса внедрения архива на предприятии:
    • интеграция в структуру предприятия
    • план по внедрению практик и регламентов

В результате этапа полностью определяются все параметры будущего внедрения – как с точки зрения интеграции архива в деятельность предприятия, так и с точки зрения функциональных параметров, настройки и кастомизации самого решения для конкретного предприятия.

 

Разработка регламентов архивации и форматов долговременного хранения документов

 

Сведения об обеспечении информационной безопасности:

  1. Соответствие требованиям руководящего документа Гостехкомиссии России «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации» по классу защищенности 1Г.
  2. Соответствие законодательству РФ о защите персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ, Постановление Правительства от 17.11.2007).

Сведения о соответствии нормативным актам:

  • ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Процессы управления документами. Метаданные для документов».
  • ГОСТ Р 54989-2012 /ISO TR 18492:2005 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
  • ISAAR (CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families).
  • ISAD(G) (General International Standard Archival Description).
  • Moreq-2
Калькулятор стоимости проекта
Реализованные проекты

Связанные услуги:

Запросить ТКП
Запросить ТКП
close
Заполните поле.
Укажите имя.
Укажите должность.
Заполните поле.
Укажите электронную почту.
Введите комментарий.
Сообщение успешно отправлено