Организация оперативного и долговременного хранения технической и проектной документации

Задать вопрос

На уровне общего решения по архивному хранению применяется комплекс систем, позволяющих перевести в электронный вид работу с документами всех подразделений, использующих их в повседневной работе в рамках обычных бизнес-процессов работы с технической документацией (ГОСТ 2.501-88, ГОСТ 2.053-2006, ГОСТ 2.601-2006).

В области управления цифровым контентом нет более запутанного вопроса, нежели организация хранения, эффективного поиска и быстрого доступа к инженерной (технической, проектной, конструкторской и т.п.) документации. В общем понимании проблему создает сложность содержащейся в документах информации, структура которой и форматы представления не поддаются обычным методам индексации и последующей обработки, хранения и поиска, корреляции данных. Поэтому для автоматизации хранения таких документов они не только не подходят, но и усложняют процесс их использования. Тем временем, именно инженерная документация является важнейшим активом и по причине того, что очень многие результаты инженерного проектирования зачастую переживают своих создателей (здания, корабли и т.п.), а проектные знания требуются для их эксплуатации; и по причине того, что комплекс этих знаний является базой для инноваций, новых разработок и, в принципе, определяет наличие профессиональных компетенций и конкурентоспособность организации. Так, по мнению, журнала CADmaster: «За годы работы стоимость архива организации может превысить стоимость всех остальных ее активов».

Архив документов в бумажном виде, при этом, не эффективен как инструмент накопления знаний, поскольку не имеет возможностей для оперативного доступа к требуемой информации, ровно как не надежен для организации долговременного хранения, которое зачастую может составлять столетия – все время эксплуатации изделий. Это создает предпосылки к внедрению современных эффективных решений для оперативного и долговременного хранение инженерной документации. В отличии от традиционных методов хранения документов, которые здесь бесполезны, такие решения строятся не на базе систем документооборота, а на базе систем управления инженерными данными и содержанием.

На уровне общего решения по архивному хранению применяется комплекс систем, позволяющих перевести в электронный вид работу с документами всех подразделений, использующих их в повседневной работе в рамках обычных бизнес-процессов работы с технической документацией (ГОСТ 2.501-88, ГОСТ 2.053-2006, ГОСТ 2.601-2006).

Наиболее полный состав решения включает 4 системы:

  1. Архив научно-технической документации. Реализуется в виде общего хранилища документации, обеспечивающего ее долговременное хранение и дающее возможность осуществлять оперативный доступ к ней в рамках повседневной работы.
  2. Архив конструкторской документации. Представляет собой архив разнородных документов, сохраняемых в нескольких версиях и форматах для целей максимально комплексного описания всех компонент и сложных логических связей, что обеспечивает возможность быстрого поиска.
  3. Архив проектно-сметной и нормативной документации. Система, позволяющая унифицировать свойства объектов, упростить описание взаимодействий между ними, упорядочить рабочий процесс в рамках проектной и конструкторской работы и всех смежных обеспечивающих процедур – закупок, финансирования и пр.
  4. Архив ремонтно-эксплуатационных служб. Система, создаваемая с целью обеспечения возможности оперативного доступа к необходимой документации во время нештатных ситуаций.

Функционально решение позволяет:

  • Создать единое хранилище всех видов технических документов для их оперативного и долгосрочного хранения и разграничением доступа на уровне различных объектов.
  • Обеспечить единство хранения и доступа к технической документации, изначально созданной в бумажном и электронном виде, в том числе с переложением топологии бумажного архива.
  • Создать полноценную базу знаний, позволяющую эффективно применять накопленный опыт, интегрировать старые разработки в текущие проекты, обеспечить процесс инноваций.
  • Обеспечить актуальность и возможность использования всего комплекса документации большим количеством заинтересованных лиц, разграничив роли, версии, задачи.
  • Возможности автоматизации процесса создания документов на уровне шаблонов и применения объектов из сформированной базы знаний
  • Осуществлять эффективный поиск по документам с учетом самых различных критериев на физическом и логическом уровне.
  • Обеспечить удобство реализации административных задач в рамках оборота технической документации – совместной работы, доступа к документам, постановки задач и контроля их исполнения.
  • Полноценные возможности для обеспечения высокого уровня защищенности данных, включая разграничение прав, ролей; возможности отслеживания действий, проведения аудитов и расследований.
  • В полной мере реализовать требования российских и международных отраслевых стандартов.

Создаваемое решение имеет гибкую архитектуру, позволяющую конфигурировать архив и процессы его использования в соответствии со специфическими требованиями конкретного предприятия. Оно дает возможность хранения и обработки любых видов технической документации, добавления их новых видов и типов, внесения изменений в функциональность и топографию архива для обеспечения новых потребностей.

Все это дает целый ряд стратегических преимущества для организации:

  • Возможность использования всей массы накопленных знаний при осуществлении новых разработок или доработке старых изделий.
  • Сокращение финансовых и временных затрат на разработку и запуск производства новых изделий и их версий.
  • Возможность оперативной корректировки производственных параметров и процессов.
  • Повышение эффективности работы всех проектно-технических подразделений.
  • Увеличение конкурентоспособности организации как за счет технического превосходства, так и за счет оптимизации экономических показателей деятельности.
Калькулятор стоимости проекта
Реализованные проекты

Связанные услуги:

Запросить ТКП
Запросить ТКП
close
Заполните поле.
Укажите имя.
Укажите должность.
Заполните поле.
Укажите электронную почту.
Введите комментарий.
Сообщение успешно отправлено