Электронный архив документов и система долговременного хранения

Задать вопрос

В рамках внедрения электронного архива «АСТ» решает весь комплекс задач по разработке и организации надежного хранения данных и осуществления удобного доступа к информации.

Компании среднего и крупного бизнеса имеют документы с длительными или неограниченными сроками хранения, регламентированным доступом и содержащие информацию, представляющую коммерческие и государственные тайны. Организация долговременного хранения и обеспечение безопасности таких документов – важная составляющая делопроизводства и документооборота, требующая специализированных решений и внедрения соответствующих методологий. Но часто при организации долгосрочного хранения делается упор именно на хранении и безопасности, упуская при этом вопрос накопления базы знаний и доступность, что снижает ценность информации и делает процесс управления электронными документами крайне затруднительным. В больших корпорациях и государственных структурах до 12% существующих знаний (методологий, документации и пр.) разрабатывается заново из-за неэффективности процессов накопления и долгосрочного хранения. В год – это миллионы часов лишнего времени и миллиарды рублей лишних затрат.

Поэтому обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с высокими требованиями к их защите и сохранности, в сочетании с максимально удобным и простым доступом – важнейший функционал, реализуемый средствами электронного архива.

Внедряемое «АСТ» решение соответствует жестким стандартам и требованиям к организации хранения и использования разнородных, разнотипных и разноформатных документов, с разными степенями важности и ограничений по доступу.

Функциональные возможности:

  • Автоматическая оцифровка документов, хранящихся на бумажных носителях, распознавание, индексирование
  • Подготовка и загрузка электронных документов, в том числе заверенных ЭП
  • Миграция данных из наследуемых систем
  • Планирование деятельности и управление архивом – разработка стандартов и стратегий хранения, регламентов доступа, планов работ и т.д.
  • Автоматическая подборка документов по тематике, анализ статистики их использования, формирование отчетов, инвентаризация.
  • Управление хранящейся информацией, ее жизненным циклом и средствами воспроизведения
  • Разработка отчетных форм и формирование требуемых отчетов
  • Поиск документов, предоставление документов по запросам
Электронный архив документов и система долговременного хранения

 

Решение обеспечивает:

  • Полный цикл работы с документами – от средств распознавания бумажных документов, механизмов обеспечения хранения, осуществления управления поиском, накоплением знаний и расширенными средствами аналитики, до управления списанием и уничтожением документов.
  • Полное соответствие требованиям к ведению архивного дела (федеральное законодательство, ГОСТ, внутренние нормативные и регламентирующие документы организаций, международные стандарты — Moreq ).
  • Интеграцию с существующими внутренними информационными системами (КИС, портал, СЭД, целевые ИС и пр.), а также с внешними ИС организаций и ведомств, являющихся пользователями информации.
  • Функционирование схем обработки документов с учетом организационной структуры и территориальных факторов.
  • Осуществление работы с документами ограниченного доступа, разграничение ролей и прав, обеспечение информационной безопасности.

В рамках внедрения электронного архива «АСТ» решает весь комплекс задач по разработке и организации надежного хранения данных и осуществления удобного доступа к информации:

Сведения об обеспечении информационной безопасности:

  1. Соответствие требованиям руководящего документа Гостехкомиссии России «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации» по классу защищенности 1Г.
  2. Соответствие законодательству РФ о защите персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ, Постановление Правительства от 17.11.2007).

Сведения о соответствии нормативным актам:

  • ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Процессы управления документами. Метаданные для документов».
  • ГОСТ Р 54989-2012 /ISO TR 18492:2005 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
  • ISAAR (CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families).
  • ISAD(G) (General International Standard Archival Description).
Реализованные проекты

Услуги по внедрению электронного архива документов и системы долговременного хранения:

Запросить ТКП
Запросить ТКП
close
Заполните поле.
Укажите имя.
Укажите должность.
Заполните поле.
Укажите электронную почту.
Введите комментарий.
Сообщение успешно отправлено