Электронные архивы, хранилища данных
Для чего нужны электронные архивы?
Архив наряду с другими подразделениями организации осуществляет документационное обеспечение деятельности организации и ее партнеров. Формирование архивного фонда является логическим продолжением делопроизводства. В связи с этим, автоматизация процесса обработки документов не будет полной без внедрения электронного архива. Имеет смысл автоматизировать не только собственно архив предприятия, но и процедуру передачи дел в архив из делопроизводства.
Если в вашей организации имеется совокупность широко востребованных документов, но ни документооборот, ни делопроизводство не автоматизировано, то имеет смысл создать хотя бы электронное хранилище этих документов. Это даст возможность сотрудникам обращаться к одному и тому же проверенному источнику информации с удобными поисковыми возможностями.
Электронный архив, с одной стороны, предоставляет средства поиска и просмотра архивных документов, а с другой – предоставляет средства их каталогизации в электронном виде. Для документов заводятся учетные карточки с реквизитами документов и их электронными копиями. Таким образом, электронный архив может обеспечивать как поиск на основе реквизитов, так и полнотекстовый поиск, если, конечно, электронная копия создана в соответствующем формате.
Ведение электронного архива дополняет регламентированную деятельность по формированию архивных фондов предприятия. С одной стороны, это создает дополнительную нагрузку на сотрудников архива, но с другой – позволяет эффективно пользоваться архивным фондом и автоматически формировать учетные документы, такие как описи дел, внутренние описи, архивные справочники, акты о выделении документов к уничтожению и др.
После внедрения электронного архива сотрудники организации получают широкие возможности доступа к накопленной информации. Благодаря наличию электронных копий документов исчезает необходимость многократного ксерокопирования, а оригиналы документов перестают изнашиваться. Доступ к информации из архива возможен с любого рабочего места в локальной сети организации. Если в организации уже автоматизировано делопроизводство, то возможна реализация функций экспорта/импорта учетной информации о делах и документах из системы автоматизации делопроизводства в электронный архив. Таким образом, задача комплектования архива резко упрощается.
Как мы это делаем?
Наша компания готова предложить или разработать различные варианты решений для документационного обеспечения. В частности важны такие факторы, как:
- ведение вашей организацией архивного дела и наличие соответствия с ГОСТом и Правилами работы архивов;
- применение в вашей организации системы электронного документооборота или делопроизводства, имеется ли единое хранилище данных;
- годовой поток документов и количество сотрудников, потенциально заинтересованных в использовании архивного фонда;
- ожидаемые поисковые возможности.
В случае, если в вашей организации уже имеется частично структурированная учетная информация о хранящихся документах, например, в Excel или Access, то мы готовы рассмотреть возможность ее использования для конвертации и первичного наполнения полноценного электронного архива.
В зависимости от потребностей заказчика, для создания электронного архива мы используем различные системы управления базами данных (СУБД) и применяем различные технологии разработки. В частности, это распространенные СУБД MS Access и MS SQL Server, открытые и не требующие лицензирования СУБД MySQL и PostgreSQL, высокопроизводительные СУБД Oracle и Adabas. Используемыесредстваразработки: Borland Delphi, MS Visual Studio, Software AG Natural.
По желанию пользовательский интерфейс может быть разработан под браузер (технология «тонкий клиент»).
Наш опыт
Заказчик
ФГУ «Государственный Научно-исследовательский испытательный институт проблем технической защиты информации» ФСТЭК РОССИИ.
Решение
электронный архив документов союзного государства Беларуси и России по тематике технической защиты информации
Разработанная система позволяет:
- вести работу с архивом: пополнять материалы, корректировать документы, систематизировать документы;
- осуществлять оперативный поиск документов по контекстным словам и по определенной тематике;
- отслеживать статусы документов: состояние подготовки, утверждение, редакция;
- получать статистическую информацию о характере запрашиваемой информации
и о пользователях документов.
Технические средства:
Среда разработки – DELPHI, СУБД – MS ACCESS.
Заказчик
Рособоронэкспорт
Решение
автоматизированная информационная система «Архив предприятия»
Основные возможности:
- каталогизация документов в соответствие с ГОСТом и правилами работы архивов, рекомендованными ВНИИДАД: архивный фонд – опись – дело (том) – архивный документ;
- автоматизация построения архивных справочников на основе метаинформации;
- публикация архивных дел и документов для общего доступа;
- выдача архивных справок и регламентированных отчетов, поддержка деятельности экспертной комиссии по уничтожению дел и документов;
- навигация по архивным фондам, поиск дел и документов по реквизитам, полнотекстовый поиск документов.
Технические средства:
Среда разработки – NATURAL, СУБД – SOFTWARE AG ADABAS.
Универсальные решения- Корпоративный портал
- СЭД
- Электронные архивы, хранилища данных
- Системы коллективного планирования
- Интеграционные решения
- Геоинформационные системы
- Аналитические системы
- СRM-системы
