Системы электронного документооборота и управления информацией
Зачем нужны системы документооборота и управления информацией?
Каждая компания ежедневно работает с большим объемом различных документов: договорами, бухгалтерскими документами, письмами, распоряжениями, требованиями, приказами. Часто рост бумажного документооборота приводит к формированию огромных бумажных архивов, увеличению времени поиска информации, многократному их дублированию, проблемам по контролю над исполнением поручений и, как следствие, снижению управляемости компании в целом. Создание и внедрение систем электронного документооборота позволяет сделать управленческий процесс более структурированным и «прозрачным».
Системы автоматизации офисного документооборота уже давно стали неотъемлемым атрибутом в управлении компанией. В последнее время такие системы начали применяться для решения более широкого круга задач, нежели упорядочивание процесса прохождения документации. Системы электронного документооборота используются для управления полным жизненным циклом прохождения информации. Они автоматизируют целый комплекс управленческих процессов, значительно влияя на эффективность работы организации в целом. Системы интегрируются с такими корпоративными приложениями, как ERP, BI, CRM, HRM и др.
Обычно СЭД поддерживает следующие виды деятельности:
- учет различных документов: входящая и исходящая корреспонденция, организационно-распорядительные документы;
- выдача резолюций и поручений;
- настройка маршрутов документов и проведение документа по маршруту;
- электронное хранилище документов;
- электронное согласование;
- рассылка напоминаний об истечении сроков исполнения заданий;
- поиск документов;
- формирование справок-отчетов по текущей деятельности;
- ведение справочников и управление доступом.
Дополнительно СЭД может быть интегрирована с электронной почтой, корпоративной системой управления и планирования (ERP), бухгалтерской системой, архивом, системой учета кадров и иными системами, входящими в сложившуюся информационную инфраструктуру компании.
Внедрение
системы электронного оборота помогает решать целый спектр управленческих задач,
а именно обеспечить:
- эффективное взаимодействие структурных подразделений, а также обмен документами между сотрудниками;
- оперативное доведение заданий до исполнителей;
- контроль исполнения заданий;
- оперативный доступ к информационным ресурсам;
- полноту и сохранность значимой для организации информации;
- контроль исполнения распоряжений
- повышение управляемости компании.
Как мы это делаем?
В зависимости от потребностей бизнеса компания «АСТ» предлагает различные варианты внедрения электронного документооборота.
Если автоматизация находится на низком уровне, а объем обрабатываемых документов растет, то специалисты компании выполнят комплексный проект по анализу, проектированию, разработке и внедрению СЭД, которая успешно решала бы задачи бизнеса. Возможна адаптация готовых решений, так и разработка некоторых модулей СЭД «с нуля», если на этапе анализа и проектирования это будет признано целесообразным.
В случае, если цели, потребности и масштабы организации переросли возможности применяемых по отдельности информационных систем, наша компания предлагает модернизировать информационную инфраструктуру организации и интегрировать информационные системы на базе СЭД.
В случае, когда в организации уже имеется СЭД или система автоматизации делопроизводства, которая требует доработки в соответствии с новыми потребностями, то специалисты компании готовы развить функционал и технические возможности имеющегося решения.
Компания АСТ работает с такими платформами СЭД, как EMC Documentum, Microsoft Sharepoint и webMethodsBPM.
Варианты развертывания СЭД на базе EMC Documentum: Linux + база данных Oracle, Windows + база данных MSSQL Server.
Варианты развертывания СЭД на базе MS Sharepoint: Windows + база данных MS SQL Server.
Наш опыт
Заказчик
ФГУП «Проектный Институт» ФСБ РФ
Решение
Разработка системы сбора и каталогизации электронной
документации
Решение автоматизирует этапы обработки отчетных документов (накладные, акты и проектная документация) по договорам. Это подготовка, оформление, согласование, регистрация документов, а также каталогизация исходных электронных документов и сканированных образов оригиналов документов.
Система представлена в виде корпоративного портала с удобным пользовательским интерфейсом.Основные возможности:
- создание и ведение учетных карточек отчетных документов (включая электронные версии проектных документов и сканированные образы);
- осуществление контроля полноты документации;
- проведение внутренних согласований и регистрация утвержденной отчетности;
- хранение, поиск и просмотр документов по определенным параметрам;
- управление доступом к хранилищу электронных документов: для каждой ролевой группы разработано автоматизированное рабочее место.
Решение рассматривается в качестве основы для создания электронных паспортов проектируемых и созданных объектов недвижимости и инфраструктуры.
Технические средства реализации:
платформа MicrosoftSharepointPortalServer
Заказчик
Научно-производственная корпорация «Иркут»
Решение
система документооборота, автоматизирующая процесс согласования и оплаты счетов.
Автоматизирован бизнес-процесc прохождения оплаты по счетам от подготовки, согласования и регистрации счетов до контроля их оплаты. Система интегрирована со справочной системой по статьям бюджета, с финансовой системой по контролю лимитов по статьям, с системой регистрации информации в финансово-расчетном центре.
Решение позволяет:
- Контролировать допуск сотрудников к определенным функциям и возможностям системы, осуществлять управление ролями, группами и правами;
- Управлять бизнес-процессом прохождения счетов по критериям: контроль правильности подготовки счета, корректности суммы к оплате, правомерности оплаты.
- Автоматически осуществлять делегирование заданий сотрудникам в режиме уведомлений по электронной почте: доработка счета, оплата.
Технические средства:
Решение реализовано на основе платформы Software AG webMethods BPM Suite.
Заказчик
ФГУ «ГИВЦ Федерального агентства по государственным резервам»
Решение
система электронного документооборота для обработки входящей и исходящей корреспонденции
В результате работ по развитию системы электронного документооборота были достигнуты следующие результаты:
- расширены функциональные возможности системы по учету кадровых
изменений:
увольнений, назначений, изменений должности; - оптимизирована работа пользователей с учетно-регистрационными карточками документов;
- добавлены функции учета внутренних организационно-распорядительных документов;
- создано электронное хранилище отсканированных документов с привязкой к учетным карточкам;
- проведен ряд доработок, позволивших значительно повысить эффективность системы в целом.
Технические средства:
Платформа EMC DOCUMENTUM.
